Jeg får mange mails. Rigtig mange. Både på mit arbejde og privat, - og sådan har det været i flere år efterhånden. Men der er sket er udvikling der gør, at mine to primære indbakker er vokset længere og længere fra hinanden, når man kigger på hvad der typisk er af indhold i de mange mails.
Som koordinator i et team med ca. 30 medarbejdere, i en afdeling der er del af et større center, som igen er en del af større organisation, er min arbejdsmail et essentielt knudepunkt for kommunikation. Der er beskeder, beskrivelser, spørgsmål, vedhæftninger som jeg dagligt forholder mig til, - og det er vel helt naturligt? Sådan har det jo været i mange år.
Men når jeg kigger på hvad den tekniske udvikling, og ikke mindst internettes udvikling gennem de seneste par år, har gjort ved online kommunikation, kan jeg se at det måske kunne være anderledes. Det kunne være (tror jeg) både mere effektivt, involverende og inspirerende at gennemgå den leverede information.
Min private indbakke har ændret sig gevaldigt gennem den udvikling som de sociale medier har lagt ned over vores internet- og kommunikationsvaner, og min private indbakke er ikke længere en samling af vigtige beskeder, beskrivelser og andre ting jeg skal forholde mig til. Min indbakke er en notifikations-central.
Lidt over 80% af den post jeg har modtaget i min private indbakke over de seneste 14 dage, har udelukkende været notifikationer, - som har henvist mig til informations-bidder der ligger andre steder. Lad mig give et par eksempler:
Besked fra skolen: "Der er et nyt opslag på skolens forældrenet" (Kig der Anders)
Besked fra banken: "Der er en ny aftale i din netbank" (Kig der Anders)
Besked fra twitter: "Du er omtalt i et tweet, - og du har fået en ny follower" (Kig på twitter Anders)
Besked fra G+: "Peter har delt et dokument med dig" (Kig i Google Drive Anders)
Og sådan kunne jeg faktisk blive ved og ved... Jeg får notifikationer fra e-boks, LinkedIn, diverse officielle aktører og naturligvis fra de sociale medier i øvrigt, som alle gør mig opmærksom på at der er information andre steder. Men ikke her i min mail.
Pointe: Min mail er ikke længere en kommunikations-central. Det er en notifikations-central.
Og nu kunne man så tro at jeg synes dette var ærgerligt, - og at det gav mit online liv mindre værdi. Men det er lige omvendt. Jeg elsker det!
Jeg har længe gjort mig tanker om at e-mails som kommunikationsform var på vej ud. Ikke at det vil dø, - hey, Post Danmark leverer jo også stadig breve med frimærker på, - men vores brug af e-mails er under udvikling. Og måske på sigt under afvikling. For snart 1½ år siden skrev jeg fx følgende i et indlæg på min private blog:
"Måske vil mine kære døtre få dét forhold til e-mailen som jeg har til de håndskrevne breve idag, - at de er besværlige, - lidt omstændelige og langsomme. De sociale medier er jo langt nemmere at håndtere, - og mere brugervenlige"
Når jeg selv kommunikerer, bruger jeg selv de kommunikations-midler jeg finder mest direkte, brugervenlige og intuitive. Og det er næsten altid et socialt medie, - eller en funktion tilknyttet ét af de sociale medier jeg anvender.
Hvad nu hvis
Jeg læste for nogle dage siden en inspirerende artikel om de sociale mediers indflydelse på lederrollen idag og fremover. Det fik mig til at tænke.
Hvad nu hvis de sociale medier kunne blive en integreret del af virksomheders/organisationers kommunikation? Altså ikke bare som middel til interaktion med kunder/interessenter, - men internt. I kommunikationen mellem medarbejdere, ledere, projektgrupper og lignende? Jeg ser umiddelbart et stort potentiale.
Tænk hvis der fandtes et internt kommunikations-system, der eksempelvis inddrog det bedste fra twitter, Google+ og instagram. Så kunne alle medarbejdere sende små opdateringer, spørgsmål og svar ud på den interne twitter-klient. Og alle kunne i real-tid følge med på hvad der kom af svar. Med hashtags (#eksempel) kunne man som deltager i et udviklingsprojekt have en kolonne der automatisk viste de tweets med direkte relation til det emne man sad og arbejdede med.
På samme måde kunne et instagram-feed vise en oversigt over plancher, tegninger, skitser efterhånden som de blev udarbejdet i forskellige versioner. Igen kunne dette med et klik "indekseres" efter emne. Og jeg kunne som koordinator have oprettet forskellige google+ inspirerede cirkler med hvem jeg kunne dele relevant information. Igen med indeks-mulighederne, og med mulighed for at linke til online-arbejdsdokumenter som de respektive medarbejdere kunne videre-redigere i. Og med kommentarfelter, som alle kan læse med i.
Med de sociale medier som model for den interne kommunikation, ville kommunikationen være synlig og involverende på en måde som e-mails, der jo er bygget om den traditionelle modtager-afsender tanke, har meget svært ved at konkurrere med.
Fordelen med et sådant internt kommunikations-økosystem, ville være at alt ikke var ens. Alt ville ikke være en e-mail i den store fælles mængde. Hvor mange gange hører man ikke sætningen: "Så du ikke mailen?", - eller hvor ofte har man ikke oplevet notorisk at gennemgå sin indbakke for relevante informationer, - for blot at flytte informationerne til et mere eller mindre gennemtænkt mappe-system. Som i øvrigt adskiller sig i opbygningen fra den nærmeste kollegas?
Med et kommunikations-system inspireret og bygget op om tankerne bag de sociale medier, - ville man med ét søgeord kunne finde alle relevante informationer, dokumenter, skitser, spørgsmål og svar. Og det ville være muligt til enhver tid at arbejde videre på sine egne opgaver, vel orienteret om den samlede udvikling en given opgave havde gennemgået.
Den fælles viden ville være ens for alle. Og fælles. Og tilgængelig.
Potentiale
Jeg er ikke klar til at afskrive e-mailen som betydningsfuld kommunikations-form, - men det er en udfordring at alt i dag stort set er forankret i denne ene kommunikationsform. Der er for mig at se et stort potentiale i at inddrage den enorme betydning de sociale medier har haft for bruger-involvering ind internt i virksomheden/organisationen.
Der er ganske sikkert læsere af dette indlæg der kan pege på udfordringer i mit tænkte system, og det anerkender jeg fuldt ud. Det er ikke gennemtænkt, - men hvor kunne det være fedt at forfølge ideen.
Bloggens beat: Bob Dylan - "The times they are a-changing"
